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    信息时代数字化档案馆建设探讨

    来源:UC论文网2019-01-14 08:04

    摘要:

      我国信息化事?#26723;?#23436;成离不开档案馆的建设,它是对大部分信息的存储与保留,能够使信息更好地被运用在各个方面。如今,传统的档案馆建设模式正逐步被时代所淘汰,信息更新、增加、删减过慢,难以满足庞大的信息交...

      我国信息化事?#26723;?#23436;成离不开档案馆的建设,它是对大部分信息的存储与保留,能够使信息更好地被运用在各个方面。如今,传统的档案馆建设模式正逐步被时代所淘汰,信息更新、增加、删减过慢,难以满足庞大的信息交流。因此,一种新型的档案馆建设模式兴起――数字化档案馆。这种模式的档案馆无论是工作模式还是服务类?#25237;?#19982;传统管理模式有很大的差异,它加大了信息共享程度,增加了功能,同时利用许多先进的?#38469;?#26469;对信息进行便捷式的管理。


      一、我国现阶段数字化档案馆管理的主要特征


      (一)资源数字化。档案馆信息资源丰富且复杂,更以多种载体形式来记录和保存。为了使信息实现便捷化管理,首先要将馆藏内容全部转换为数字化信息,由于?#38469;酢?#26102;间精力等条件的限制,可以先将重要的信息进行转换,涉及到的主要载体包括文本、音像、图片等。转换过程需要一系列的?#38469;?#25163;?#21355;?#23545;文本信息进行扫描,再对转换后的数字信息进行整理、分类、归档。主要利用的?#38469;?#26377;数据库创建?#38469;酢?#25195;描和信息压缩?#38469;酢?#21516;?r为了节约空间,需要对一些大容量的信息进行压缩,以此来提高用户的检索速度,也有利于管理员对馆藏资源的应用。


      (二)资源共享化。传统档案馆模式下,档案资源的使用?#23454;?#19979;,难以发挥出它的真正价值。一些资源信息被一人占用,其他人就失去使用它的机会。这种资源的使用方式存在很大的局限性。而数字化档案管理模式下提供网络信息共享?#25945;ǎ?#20351;更多的人能够不受时间、地域、行业市场等客观因素的限制。通过网络传输,档案馆的资源信息也越来越丰富,资源得到?#34892;?#30340;整合。当用户的需求在这个档案馆?#25945;?#19978;找不到所需要的资源时,还能从这个“档案馆”到其他的“档案馆”查询,努力满足用户的需求,提高他们的满意度。


      (三)空间虚拟化。数字化档案馆其实是一个系统,具有开放化的特征,以分布式形态呈现在用户面前。同时它也作为一个联合体,是由不同的地域或国家中的大多数档案馆组成。利用网络远程?#38469;?#26469;进行一系列操作,完成查询和信息传递服务。从根本上改变了档案馆资源使用的方式。网络?#38469;?#23545;传统档案馆进行分类。一种类型被称为信息源档案馆,它是作为源头来为档案馆的数字化建设提供源源不断的信息,而另一种是终端档案馆。它的主要职能是向用户提供不同的服务。一般情况下,后者?#21152;?#35813;在虚拟的环境中操作。


      二、对数字化档案馆建设提供一些措施


      (一)优化档案资源数据库。高质量的档案资源数据库能够为信息资源提供许多保障。?#26434;?#29992;户来说,?#37096;?#20197;提高获取信息的速度和质量。在档案馆建设过?#35752;校?#21019;建的数据库主要以文件性?#22270;?#32034;性为主。两者的性质和主要功能?#21152;?#25152;不同。其中,检索性数据库一般是通过档案的标题、关键词、文章的类型等来进行检索,而文字型数据库适用于载入完整文件,然后通过网络来获取全面的信息。数据库是资源以数字的形式集合而成的档案存放区域。信息的组织形式变成以计算机为基础的网状的模式。信息是通过自身逻辑关系而形成的具有相互联?#26723;?#32593;状,再利用智能化?#38469;?#26469;对信息进行处理,检索出最符合需求的资源,从而为用户提供一个方便的服务。拥有一个高质量的信息数据库,要满足准确性、完整性、规范性要求。


      (二)树立新观念。学会运用长远的目光来?#21019;?#25968;字化档案馆建设,树立新观念,逐渐摒弃不合时宜的旧思想。许多档案馆在建设中存在重保管轻利用的现象,部分领导层也未认识到档案工作的重要性,总是一味地追求经济利益,将经济工作摆在首位。目前正处于信息时代,信息量大且复杂,存在太多真真假假的信息需要辨别。只有真?#26723;?#20449;息资料?#24222;?#21033;于管理层进行决策,进而提高决策的准确性。同时也为员工的工作考察提供一个标准,增加公平性。因此,要树立新观念,明白档案数字化建设的重要性,将档案工作提到议程上来,要使它与经济工作并驾齐驱,促进高效信息交流渠道的建立。


      (三)提高档案工作人员的素质和能力。数字化档案馆是一种新型的建设模式,必须要有一支高素质的精英队伍才能更好地发展它。因此,要对每一个档案管理者的素质和能力提出更高的要求,主要包括?#38469;?#27700;平、信息素养以及对专业知识的掌握程度等。首先,档案工作者要熟悉计算机和网络?#38469;?#30340;操作,能够利用先进的?#38469;?#26469;对信息进行处理,高效地完成信息管理工作。同时要拥有丰富的专业知识?#33258;蹋?#24191;阔的知识领域,以此来更好地处理突发的状况。其?#21361;?#20855;备一定的英语水平。档案管理主要是通过网络来进行处理,而互联网上大约80%的信息都是?#26434;?#25991;的形式来展示。如果没有良好的英语基础,很难展开工作,增加了获取信息的难度,甚至不能满足用户的需求。


      三、结束语


      综上所述,伴随着信息时代的成熟化发展,档案管理工作也发生了重大的改变。尤其是在数字化档案管理方面,大大提高资源的利用率。通过互联网?#25945;ǎ?#25299;宽信息共享渠道。档案馆的数字化建设本质上是一项系统性的工程,需要很长一段时间来完成。因此,为了促进档案馆实现全面数字化,要从各个方面着手来完善,提高人员的能力,加大建设?#24335;?#30340;投入,改变传统观念。这些措施都能够或大或小地影响到数字化档案馆的建设,所以各部门要重视档案工作,推动档案事?#26723;?#38271;远发展。


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