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    圖書館信息管理系統過程改進研究

    來源:UC論文網2018-09-12 09:39

    摘要:

      在梳理圖書館信息管理系統發展歷程的基礎上,分析了現有系統的不足及過程改進的必要性。利用能力成熟度模型集成的標準化規范來指導系統的過程改進,旨在為圖書館信息管理系統提供高效的過程改進模型;以基礎理論...

      在梳理圖書館信息管理系統發展歷程的基礎上,分析了現有系統的不足及過程改進的必要性。利用能力成熟度模型集成的標準化規范來指導系統的過程改進,旨在為圖書館信息管理系統提供高效的過程改進模型;以基礎理論與通用模型為依托,運用改進方法與改進模式為圖書館量身定制出適合圖書館讀者需求的系統過程改進模型。從而,在降低系統研發成本的同時,提高了系統的服務效率。


      關鍵詞:圖書館;信息管理系統;過程改進;圖書館自動化;


      作者簡介:孫也(1981-),男,吉林長春人,講師,碩士研究生,主要從事計算機技術研究及教學工作.


      1圖書館信息管理系統類型及發展歷程


      (1)圖書館信息管理系統。圖書館信息管理系統是一個以人為中心,利用與計算機相關的各種設備,在圖書館中進行有效數據的收集分類、整理加工、儲存檢索的系統。要解釋什么是圖書館信息管理系統,就不能不提及管理信息系統,即MIS(Man-agementInformationSystem),圖書館信息管理系統就是屬于管理信息系統的一個分支。管理信息系統是一個不斷發展的新型學科,在現階段普遍認為管理信息系統是由人和計算機設備或其他信息處理手段組成并用于管理信息的系統。因此,圖書館信息管理系統實際上就是幫助圖書館相關人分類、統計、存儲、檢索及利用數據的軟、硬件集合。


      (2)圖書館信息管理系統的類型。按組織職能進行劃分,圖書館信息管理系統可以劃分為圖書館辦公管理系統、圖書館科研管理系統、圖書館采購管理系統和圖書館信息管理系統。基于信息處理層次進行劃分,圖書館信息管理系統可劃分為面向數量的執行系統、面向價值的核算系統、報告監控系統、分析信息系統、規劃決策系統,自底向上形成信息金字塔。基于歷史發展進行劃分,第一代圖書館信息管理系統是由手工操作,使用工具是文件柜、筆記本等;第二代圖書館信息管理系統增加了機械輔助辦公設備,如打字機、收款機、自動記賬機等;第三代圖書館信息管理系統使用計算機、電傳、電話、打印機等電子設備【1】。


      (3)圖書館信息管理系統的發展歷程。20世紀90年代以來,我國圖書館信息管理系統有了很大進步,并收到了比較好的社會和經濟效益。圖書館管理系統的發展經歷了四個過程:1從人工操作到計算機自動化操作和從卡片目錄到機讀目錄的轉變過程。2從單模塊到集成系統,以公用的圖書數據為核心,綜合各功能模塊,構成一個功能全面而強大的集成系統的轉變過程。3從提供圖書館內服務到提供在線服務,從提供單個圖書館資源到提供多個圖書館資源的轉變過程。4從僅提供傳統圖書館資源到提供多種網絡資源和多媒體資源的轉變過程【2】。


      (4)圖書館信息管理系統過程改進的必要性。圖書館信息管理系統產品的研發過程是一項科學化的系統工程,不會在較短時間內,僅僅依靠某幾個人的想法就得以完成。一般情況下,一個有良好的過程才能得到良好的產品,而不好的過程只能得到不良的產品,因此,一項成本可控、時間可控、效果可控與風險可控的圖書館信息管理系統工程,僅僅基于過程是遠遠不夠的,為圖書館的管理人員和讀者提供功能更加完善、服務效率更高的圖書館信息管理系統,我們還需要對圖書館信息管系統的過程進行持續的改進。


      2圖書館信息管理系統過程改進準備


      2.1圖書館信息管理系統過程改進規范


      圖書館信息管理系統的過程改進,是為了盡可能地提升系統研發的品質與系統開發的效率。系統的品質高低和過程的改進好壞,與人和技術這直接相關,因此要實現預期的改進目標,不僅需要進一步的提高技術創新標準,而且需要進一步加大引進與培養優秀的人才的力度,同時,訂立科學的系統過程改進規范也起到了至關重要的作用。因此,在信息管理系統研發與改進過程中,我們首先要做的就是訂立系統過程規范。


      制定過程改進計劃,通過高層訪談確定量化目標【3】。要訂立一個結構科學、過程嚴謹以及內容準確的信息管理系統過程改進規范,其內容一定是十分豐富的,一方面需要全面描述系統過程改進的子過程,而且要進一步細化的訂立完備科學的準入與準出條件,而且還需要含有系統設計改進原則、語言的編碼過程改進規范與系統開發模式改進準則以及系統過程改進支持風險控制制度。系統過程改進規范不僅包括設計原則基本屬性,而且還要充分的體現其改進過程的簡單性、可靠性和復用性等特點,不能出現某個系統改進單點失效的情況,簡化規范的基本結構,指導思想力求簡潔明了。另外,在圖書館信息管理系統的過程改進規范中,對系統過程計劃的改進、對系統過程風險過程的改進都要給予一定程度的關注。


      2.2圖書館信息管理系統過程改進模型的剪裁


      為了盡可能的優化信息管理系統研發流程,有必要引入一些如ISO認證體系或CMMI認證體系的國際標準或規范,但如果僅僅照搬標準,沒有根據企業自身特點進行有針對性的剪裁,在實際使用過程中就會產生水土不服,從管理角度來看如果盲目引入,系統過程甚至比不使用成熟度模型時更為混亂。因此,按照實際情況來完成定制,這就是系統過程剪裁,由于設置適應性的模型的重要性,為了更好的完成系統過程改進,我們的首要任務就是去掉不合適的流程、方法和規定,根據模型、系統研發需求、目標預期等方面設置更適合圖書館信息管理系統自身要求的流程。


      要利用成熟度模型集成對信息管理系統完成過程改進,首先自身需要研發系統規模以及主要業務類型,明確需要利用過程改進實現的預期目標,在成熟度模型集成的產品集合中有針對性的選擇適合于信息管理系統開發的總體模型。其次,在選擇適合自身需要的成熟度模型集成模塊時在信息管理系統開發項目組內部,各個項目的具體情況也不盡相同,如項目規模、項目類型以及項目可支配預算等情況,因此,圖書館信息管理系統項目研發過程需要甄選不同的過程管理與改進模式,不能僅僅采用某套單一模型或是簡單組合幾個相互獨立的模型。


      在實施系統過程改進之前,對系統過程改進模型進行剪裁以減少整體的工作量,更重要的是我們在剪裁出系統過程改進模型的基礎上,將成熟度模型集成模型中的項目、過程等重要元素有效的反應到成熟度模型集成結構所對應的單元中去。對系統過程模型剪裁,就是為了使模型具備更強的針對性,更好的可操作性和更佳的可實施性。


      2.3圖書館信息管理系統過程的度量


      對于圖書館信息管理系統過程改進效果的評估,始終貫穿于整個信息管理系統的開發生命周期,不僅在程序設計過程中,而且在編程和測試、維護過程中同等需要度量,系統工程的基本規范要求度量工作要盡可能全面的覆蓋系統開發與測試的各個階段,不但要涵蓋系統過程能力,同時也要涵蓋系統進程改進等方面的內容。


      成熟度模型集成是對系統過程能力程度的評估,成熟度模型集成的過程域評分越高,說句明系統過程的成熟度越高,要對系統過程能力進行度量,就意味著需要對系統研究過程中的各個要素實行有效度量。也就是需要對從系統需求管理到系統開發能力、問題解決情況,以及項目監督和控制能力到質量管理能力、風險管理能力等,諸多影響系統開發過程的能力進行綜合評估。度量過程需要對信息管理系統過程質量的進行度量、對信息管理系統過程效率的度量、對信息管理系統過程成本的度量以,及對圖書館信息管理系統過程穩定性的度量,如圖1所示。


      3圖書館信息管理系統過程改進過程


      3.1系統過程改進的方法


      (1)過程改進的Raytheon方法。采用Raytheon方法進行系統過程改進或管理,一個圖書館信息管理系統研發項目組可以有針對性的設計出與系統項目需求相適應的改進模型。相對于其它的系統過程改進模型來說,Raytheon方法不僅包括多種與過程改進相關的過程域,而且還包括多種可剪裁的改進方法,過程方法的優點是對過程系統中單個過程之間的聯系以及過程的組合和相互作用進行連續的控制【4】。Raytheon利用過程穩定、過程控制與過程變更等模塊來構建改進方法模型,如圖2所示。


      過程穩定模塊,在提取過程中關鍵的改進內容的基礎上,并幫助其所有項目組中達成統一。過程控制模塊,主要通過收集有意義的度量數據并加以分析,來幫助過程完成改進,對未改進過程進行有效調整。過程變更模塊,主要分析普通原因引起的變動條件以及引起的過程變動原因。


      (2)過程改進的6Sigma方法。6Sigma體系是一種比較高級別的系統質量標準,為了使研發的系統達到6Sigma的質量標準的要求,需要利用DMA-IC和DMADV方法,來實現系統過程質量的進一步提升。


      1DMAIC方法主要通過從定義、測量,到分析、改進,再到有效控制的改進步驟來完成整個系統的過程改進。即:


      定義(Define)→測量(Measure)→分析(Ana-lyze)→改進(Improve)→控制(Control)


      2DMADV方法主要通過從定義、測量,到分析、設計再到有效驗證的改進步驟來實現系統的過程改進。即:


      定義(Define)→測量(Measure)→分析(Ana-lyze)→設計(Desige)→驗證(Verify)


      3.2系統過程的改進過程


      圖書館信息管理系統過程改進模型將系統改進過程分為過程改進初始化階段、過程改進診斷階段、過程改進建立階段、過程改進行動階段、過程改進學習階段等,如圖3所示。


      (1)初始化階段。初始化階段奠定了圖書館信息管理系統過程改進工作的基礎,其核心工作內容是建立過程改進指導委員會與系統過程改進小組。系統過程改進小組通過研究圖書館信息管理系統基本需求及改進過程中出現的問題,構建起新的系統過程改進規范,并將進一步改進的意圖報請上級領導。這一階段的主要任務不僅包括識別改進系統的基本功能與實現目標,而且包括系統過程改進范圍的劃定與支持資源的獲取等工作。


      (2)診斷階段。圖書館信息管理系統過程改進的診斷階段主要用來評估系統過程改進效果,以確認是否順利實現了既定目標,即實際情況過程改進情況的目標之間的差距,利用診斷階段的工作可以科學地設計規范,進而評估當前過程改進的成熟度情況。系統過程診斷階段不但需要對當前系統改進過程的明確標注與測度,而且還需要遵循成熟度模型集成的要求開始制定過程改進的行動計劃,并進一步的細化行動內容與行標準。


      (3)建立階段。圖書館信息管理系統過程改進的建立階段,主要依靠成熟度模型集成的規范,制定改進的目標、首要改進項和風控策略,并制定總體過程改進行動方案。這一階段主要任務主要包括選擇和實施基于系統成熟度模型集成的系統過程改進的培訓,建立評審圖書館信息管理系統項目的遠景目標以及系統應用過程改進計劃,從而設定系統過程改進的主要業務內容,明確改進的動機與短期目標,為后面的階級提供過程改進活動的協調基準以及計劃亟待改進的具體內容。


      (4)行動階段。圖書館信息管理系統過程改進的行動階段根據上一階段建立的改進計劃實際開展系統過程改進的相關活動。在開展具體的改進活動之前,需要明確完成改進工作所使用的具體措施,即完善系統過程改進方案。在實施相關改進工作的同時還要對己經制定好的行動計劃進行必要的微調,以解決系統過程改進工作中遇到的突發狀況。將系統過程改進的成功經驗進行備案并進一步的向其它系統研發項目組擴展。


      (5)學習階段。系統過程改進學習階段主要對改進中所獲得的成熟度數據進行抽取與分析,發現以往過程改進方案與過程改進活動的有益經驗和問題教訓,以便在日后的圖書館信息管理系統過程改進工作中,總結經驗、規避風險、解決問題,通過分析過程改進工作中所收集的數據,學習的經驗總結教訓,對過程改進的相關方法進行微調,對過程改進中所出現的問題提出可行性的解決建議。這一階段的工作不僅是這一輪系統過程改進的結尾,而且又為新一輪的過程改進提供支撐。


      4圖書館信息管理系統過程改進模型構建


      4.1圖書館信息管理系統研發組織結構模型


      在圖書館信息系統研發組織內部,職務由高到低為組織研發領導、項目研發經理以及研發人員。系統研發組織的領導是整個組織、公司或企業的直接負責人,同時是系統研發組織核心結構的領導。項目研發經理是某個具體項目的責任人,由他直接管理并帶領研發人員開展研發活動,對上分解細化領導意圖,對下溝通協調研究進程。研發人員是系統項目的基本組織部分,同時也是執行具體研發任務的最小要素,主要由分析人員、程序人員以及測試人員等協同工作,共同推進系統研發工作得以順利開展。系統研發組織的物理結構,如圖4所示。


      4.2基于系統過程改進模型


      基于圖書館信息管理系統組織結構模型,根據在圖書館使用的具體情況,不僅需要對成熟度模型集成的過程域及功能模塊進行剪裁,而且需要根據系統研發需求補充成熟度模型集成模型中沒有涉及到的過程域,從而構建起一套更適合自身實際需要的系統過程規范體系模型,即如圖5所示。為了能夠詳盡地描述產品開發過程中各要素間復雜的關系,可以建立軟件參考模型【5】。這一信息管理系統過程改進集成模型是基于成熟度模型集成與系統工程的科學設計規范而來的,其邏輯結構中不僅包含過程管理規范而且還包括圖書館信息管理系統研發過程中的改進模板,其主要目的是利用構建模型的方式,高效的實現現在和未來的圖書館信息管理系統研發項目進行可持續的過程改進。


      如圖7所示的圖書館信息管理系統過程改進集成模型主要有三個方面的特性:


      (1)系統研發過程改進模型中集成了營銷、開發以及支持等系統開發外部過程,同時融入了項目生命周期為導向的系統過程改進流程,這種基于過程模型改進與構建的方法有助于各個研發模塊的有機組配。


      (2)圖書館信息管理系統過程改進集成模型更適合應用在中小型系統研究公司或組織。本集成模型保留了成熟度模型集成第三級中的絕大多數過程域,最大程度的利用了增量開發模式,并有針對性的著重豐富了中小型研發組織的商務過程域。


      (3)預留通用開放式接口的模塊設計,為根據實際需求進行進一步的模型剪裁留有余地,通過對成熟度模型集成的應用與改進,不斷推進整體系統研發的效率與效果,同樣,客戶作為系統的使用人,也可以參與到過程改進中來與開發人員一同了解信息管理系統的開發目的與標目,以便進一步的完善開發流程。


      當然了,如果一個項目連最基本的明確目標都沒有,是不可能明確地解決并實現其目標的【6】。就是同一圖書館信息管理系統研發組織內部,由于項目需求和研發既定目標的不同,也不容易設計一套完全符合所有過程改進需求的規范模型。所以,急需按照項目實際需求,定制最優化的過程改進模型。


      5結語


      本文在分析圖書館信息管理系統的實際需求及預期目標的基礎上,對既有非標準化過程改進模型進行了剪裁,運用多種系統過程改進方法,構建起了一套高效的系統過程的改進模型。進而,分析了其運作過程與明確了改進過程中的注意事項,以期在為圖書館信息管理系統提供最優化過程改進解決方案的同時,幫助圖書館的管理者和讀者獲得更加良好的信息管理與服務體驗。

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